Ragioni di crescita dell’attività, individuazione di una sede più adatta o questioni più specificatamente fiscali possono portare molti imprenditori a decidere di spostare un ufficio. Farlo non è solo una questione di comunicazione del cambio sede legale ma della gestione di una serie di incombenze di non poco conto. Anche considerando come ogni giorno di interruzione dell’operatività dell’ufficio è un costo importante da sostenere.
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Consigli utili per spostare un ufficio senza problemi
Una check-list delle cose da fare
Un aspetto preliminare da affrontare è legato alla pianificazione delle attività da svolgere. Bisogna stimare i tempi necessari individuando la data dell’effettivo trasferimento anche per comunicare ai dipendenti e ai collaboratori quale sarà la nuova sede. È quindi utile poi valutare attentamente la distribuzione degli spazi dell’ufficio valutando se i vecchi mobili e complementi possono essere recuperati o c’è necessita di acquistarne di nuovi.
Mobili, attrezzature e documenti
Per spostare un ufficio, poi, ci si deve occupare del trasloco dei mobili ma anche delle attrezzature (computer, fotocopiatrici, server, eccetera) e dei documenti cartacei che compongono l’archivio. Questi sono materiali sensibili (sia per una questione di privacy che per la loro delicatezza fisica) e vanno quindi gestiti con grande attenzione. Su https://traslochilalombarda.it/traslochi-uffici-milano/ è possibile trovare un servizio qualificato dedicato a questo tipo di attività.
Fare un inventario dettagliato
Per rendere efficace il trasloco e non causa di disagio e problemi è necessario organizzare al meglio tutto il materiale da spostare. L’occasione è favorevole per fare un inventario con tutto ciò che fa parte dell’ufficio e, quindi, ciò che va portato nella nuova sede e ciò che può essere buttato (o venduto). Il consiglio degli esperti è quello di catalogare il materiale suddividendolo negli scatoloni e segnando sopra di essi il loro contenuto. In questo modo nel nuovo ufficio sarà più semplice ritrovare il materiale da sistemare secondo le singole esigenze.
La piena operatività della nuova sede
L’altro consiglio preliminare è quello di verificare attentamente prima del trasloco che la nuova sede sia operativa. Utenze elettriche, servizi igienici, impianto di illuminazione, rete internet; tutto deve essere perfettamente funzionante prima di portare mobili e documenti per evitare il rischio di danni accidentali o di rallentare il passaggio da un ufficio all’altro.
La messa in sicurezza
Dopo aver provveduto al trasloco ma prima di riprendere le normali attività quotidiane è utile anche prevedere una sanificazione degli ambienti di lavoro, in modo da metterli in sicurezza e assicurare ai propri collaboratori spazi sicuri da tutti i punti di vista.
Il periodo migliore per spostare un ufficio
Un elemento non marginale a cui prestare attenzione è legato anche al periodo in cui spostare un ufficio. Il più delle volte è un’attività pianificabile e gestibile per tempo e può essere utile individuare un periodo dell’anno con meno carico di lavoro o un eventuale periodo di chiusura per le ferie estive. In questo modo si riducono i costi e si sfrutta questo tempo di inattività per completare il trasloco, il passaggio delle utenze e la sistemazione del nuovo spazio di lavoro.